Često je ključno pitanje kako je teret izgledao neposredno nakon osiguranja i prije polaska. Fotografije zato treba napraviti prije nastanka štete, a ne tek poslije. Korisne su slike tovarnog prostora, pojedinačnih paketa, praznina, sredstava za osiguranje, ivica i vidljivih oznaka. Vremenska oznaka sama po sebi ne dokazuje koja je pošiljka prikazana. Treba biti vidljiv broj pošiljke ili druga jasna oznaka.
Zapisnik o utovaru treba navesti odgovornu osobu, vozilo, mjesto, početak i kraj utovara, sredstva za osiguranje i odstupanja. Kod teške ili osjetljive robe dodatni trag mogu biti vagarski dokumenti, podaci o osovinskom opterećenju, telematika, temperaturni zapisi i podaci o ruti. Nijedan tehnički zapis nije nužno potpun sam za sebe. Treba ga postaviti u hronologiju.
Nakon štete robu, ambalažu i sredstva za osiguranje treba, ako je moguće, sačuvati u utvrđenom stanju. Popravka, pretovar ili zbrinjavanje mogu biti nužni, ali tada treba dokumentovati stanje prije i poslije. Zajednički pregled s prevoznikom može pomoći pri opisu stanja i mogućeg uzroka, ali ne zamjenjuje samostalno osiguranje dokaza.
Izjave zaposlenih i vozača takođe mogu biti važne. Treba razlikovati lično opažanje, informacije dobijene od drugih i kasnije zaključke. Protivrječnosti nisu automatski odlučujuće, ali ih treba objasniti.