Prvo sačuvajte nalog za prevoz, CMR tovarni list, uputu za pouzeće, račun i potvrdu o isporuci. Dodajte obračun, stanje plaćanja, podatke o kretanju pošiljke i svu komunikaciju sa prevoznikom i primaocem.
Zatim napravite kratku hronologiju: dogovor o pouzeću, preuzimanje robe, dolazak, naplata ili njen izostanak, isporuka i reklamacija. Označite iznos dugovan pri isporuci i razdvojite ga od vozarine, kamata i drugih stavki.
Kod različitih iznosa, sporne isporuke ili planiranog regresa kompletnu transportnu dokumentaciju treba rano pregledati. Jasne uloge i dokazi pokazuju da li se zahtjev za naknadu prema članu 21 CMR i dalji pravac potraživanja mogu obrazložiti.