Tovarni list, nalog za prevoz, obračun troškova i komunikacija o isporuci treba da budu u jednom spisu. Sačuvajte i potvrdu prijema, dokaz o predaji, dokaze o uplati i, ako je potrebno, izjavu o ponuđenom osiguranju.
Svaku stavku troška treba povezati s konkretnom pošiljkom. Kod zbirnog računa ili naknadno dodatih troškova treba objasniti koji iznos proizlazi iz tovarnog lista, a koja je stavka tražena tek kasnije. Tako se može provjeriti obim obaveze plaćanja prema članu 13 stav 2 CMR-a.
Kod mogućeg gubitka dodajte podatke o pošiljci, komunikaciju o potrazi i dokumente o predviđenom roku isporuke. Spis treba razlikovati dokaze o toku prevoza, status gubitka i kasniju pravnu procjenu.